仕事の効率をアップさせる方法

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何に無駄な時間を割いているのか

無駄を省くこと

あなたは今日、いくつ探し物をしましたか?
カバンに入れたはずの資料、デスクに置いていたはずのペン、あるはずの物がすぐに見当たらなくなるんですよね。
人は1年間で、150時間もの時間を探し物をすることに割いているとも言われています。
この無駄を省くためには、物の置き場所を固定させること、使ったら元に戻すこと、整理整頓することが大切です。

仕事が煮詰まってしまった時、ただ座って思考を巡らせているだけではその状況を打開することは難しいでしょう。
それこそ、無駄な時間になりかねません。
そんな時に取り組んでみてもらいたいのが、考えを紙に書き出すということです。
綺麗にまとめる必要はないので、思いつくままに自分の考えやアイデアを書き出しましょう。
そうすることで思考が整理できたり考えが整理できたりして、良い方法が見つかるかもしれません。

時間短縮をすること

日々の業務で時間短縮が可能なものはないでしょうか。
PC関連でいくつか例をご紹介します。
メールや資料作成時のテンプレを作成しておくことで、かなりの時間を節約できます。
また、業務上頻出する専門単語を辞書登録しておくと良いでしょう。
よく使う一文をひとつの単語におさめてしまうのも良いですね。
さらに、ショートカットキーを活用することも時間短縮につながりますし、もしタッチタイピングが苦手ということであればぜひ習得してしまいましょう。

その他のちょっとしたポイントは、例えば口頭で報告等をする際に、結論から述べるということです。
必要に応じてその過程を付け加えても良いですし、大体の場合結論を先を伝えてしまうと、相手の方から知りたい情報や補足事項についても質問があることでしょう。
そうすると、お互いの時間を節約することにつながりますよね。